Lavoro e Formazione

Come scrivere una relazione aziendale: consigli utili

Come scrivere una relazione aziendale? Se siete dipendenti o comunque avete a che fare con un capo, vi capiterà di dover relazionare un prodotto o un servizio, Saperlo fare bene non solo è apprezzato dalle aziende ma è considerato, dagli esperti, uno dei know-how più apprezzati dal mercato del lavoro. Alcuni hanno la capacità di scrivere relazioni chiare di base, come fosse un dono innato, ma tutti gli altri imparano. Nessun panico, quindi, se non brillate nelle relazioni aziendali. Ecco una guida che illustrerà tutti i passaggi importanti e vi darà modo di iniziare ad esercitarvi. Perché, come per tante cose nel lavoro, la teoria serve a poco se non siete rapidi ad abbinare una pratica costante. Noi vi diamo le dritte, i consigli e le case-histories ma voi ci dovete mettere tutto il resto e, soprattutto, la voglia di rimboccarvi le maniche. Affare fatto? Fate una buona lettura e tesoro di questo articolo.

Come scrivere una relazione aziendale?  Di base usando la struttura del “perché-come-come”. Spieghiamoci meglio.

Dovete chiedervi sempre:

  • Perché state scrivendo questo rapporto?
  • Quali informazioni deve sapere il boss o comunque il lettore?
  • Come avete intenzione di presentare le vostre raccomandazioni o conclusioni?

Questo garantisce da subito un risultato di un flusso logico al tuo documento e darà al vostro capo o all’esecutivo le informazioni precise di cui hanno bisogno per prendere una decisione aziendale ben informata. Analizziamo ancor più nel dettaglio.

Concentrarsi sul perché

Dovete comprendere perché state scrivendo il rapporto. È essenziale che siate chiari sullo scopo del rapporto, altrimenti potreste adattare la vostra scrittura al pubblico sbagliato o tralasciare informazioni vitali. Fate domande se necessario.

Se il report verrà distribuito a più reparti, valutate se è necessario includere singole sezioni specifiche che trattino le preoccupazioni di ogni reparto. Decidete quali informazioni includere in tal caso mettendovi sempre “nei panni” del target.

Raccogliere le informazioni necessarie

Come scrivere una relazione aziendale passa anche da questo aspetto. Ad esempio dati finanziari, grafici e diagrammi possono giovare non poco. Intervistate alle persone le cui opinioni sono rilevanti per il vostro rapporto.

Quindi, decidete di approfondire sul punto o sui punti più importanti che pensate che il pubblico debba sapere. Iniziate scrivendo alcuni paragrafi che evidenziano i punti salienti, o strutturate le vostre informazioni in un elenco puntato di elementi.

Decidere come presentare la tua raccomandazione

Dovete dare al report un titolo. Subito dopo descrivere brevemente i dettagli della ricerca o il motivo della stesura del rapporto. Descrivete sempre il vostro metodo di raccolta delle informazioni. E poi seguite questi dettami:

  • organizzare il corpo del report logicamente, ad esempio, in base ai temi principali:
  • assicurarsi di includere sufficienti informazioni per dimostrare di aver studiato a fondo l’argomento;
  • terminare il rapporto con la vostra conclusione o raccomandazione, in base ai risultati;
  • aggiungere un riepilogo esecutivo.

In ordine a questo ultimo punto, considerate che il sommario esecutivo potrebbe essere tutto ciò che il vostro capo ha il tempo di leggere, quindi assicuratevi di includere tutte le informazioni pertinenti.

Scrivere una relazione di lavoroScrivere una relazione di lavoro

In breve, di cosa tratta la relazione? Quali sono i risultati principali? Cosa proponi o consigli? Cosa succede dopo?

Tutti questi quesiti hanno un solo scopo: farvi modificare il sommario fino a quando non fornirete l’essenza del vostro documento entro un tempo di lettura di uno o due minuti. Per farlo ci sono un paio di accorgimenti.

Formattare il report

Se c’è una linea guida dello stile aziendale, assicuratevi di seguirla. Altrimenti, formattate il rapporto in uno stile di facile lettura, rendendo la copia il più facile da scansionare possibile.

Utilizzate titoli chiari per separare gli argomenti; questo rende più facile per il vostro capo trovare la pagina pertinente nel rapporto. Valutate anche di evidenziare i fatti importanti in caratteri grandi o in grassetto. Riassumete qualsiasi bilancio, materiale stampato o altri documenti giustificativi in ​​un’appendice alla fine del rapporto.

Correggere il documento

Verificate e correggete il rapporto come ortografia e grammatica corretta. I controlli ortografici online e i controlli grammaticali sono utili ma non sempre colgono il contesto come una mente umana.

Se possibile, chiedete a qualcuno di correggere il rapporto con un occhio critico.

Chiedete al correttore di bozze di criticare la relazione in generale. Avete lasciato un pensiero incompiuto? Avete usato la terminologia industriale in modo coerente? È facile da capire? Non cercate di impressionare con il un vocabolario complesso.

Fare una relazione di servizio

Nel completare questa analisi su come scrivere una relazione aziendale, considerate sempre che l’occhio vuole la sua parte.

Il rapporto deve essere un documento rilegato con copertine rigide e tenuto insieme alla colonna con un meccanismo di rilegatura a due o tre fori o una rilegatura a spirale in plastica. Anelli singoli o fermagli a molla non sono accettabili.

Non solo. Usate un font a 12 punti (ad es. Times Roman) e duplicate lo spazio delle pagine del vostro report, tranne il sommario e l’elenco di figure e tabelle (che possono essere distanziati singolarmente se sono lunghi, ma sono altrimenti a doppia spaziatura).

Includete margini di 3,8 cm (1,5 pollici). Numerate le vostre pagine, iniziando dal sommario (ii). La vostra pagina introduttiva sarà la pagina 1.

Pagine preliminari

La prima parte del report deve essere organizzata nella seguente sequenza:

  • copertina frontale;
  • frontespizio;
  • lettera di presentazione inclusa dichiarazione di confidenzialità (ove richiesto);
  • sommario;
  • elenco di figure e tabelle.

Le pagine preliminari dovrebbero creare una buona prima impressione per il lettore.

Mantenete il titolo del report più corto di 50 caratteri, inclusi gli spazi. Usate fotografie o grafica per migliorare l’aspetto della vostra copertina. Se si utilizza una copertina trasparente non è necessario elencare alcuna delle informazioni di cui sopra, poiché la pagina del titolo è visibile.

Frontespizio

Come spiegano anche fonti autorevoli come Wikihow, la pagina presenta una versione ampliata delle informazioni contenute nella copertina. Cominciando all’inizio della pagina, elencate quanto segue:

  • argomento;
  • dipartimento aziendale;
  • dipartimenti coinvolti;
  • nome e cognome vostro;
  • data e luogo di creazione del documento.

Lettera di presentazione

La lettera di presentazione deve seguire il formato di una lettera commerciale standard. Usate la carta intestata del vostro datore di lavoro e mai il vostro indirizzo di casa su carta comune.

La struttura di una lettera di presentazione deve contenere:

  • titolo;
  • reparto di attività dell’azienda;
  • reparti a cui questo documento si rivolge;
  • scopo del rapporto;
  • riconoscimenti e spiegazione dell’assistenza ricevuta dichiarazione di approvazione;
  • dichiarazione di riservatezza;
  • le vostre credenziali

Copertina frontale

La copertina anteriore deve contenere:

  • titolo del rapporto;
  • il vostro nome e cognome;
  • il vostro ruolo aziendale;
  • la data del documento;
  • il luogo in cui il documento è stato composto.

Sommario

Chi vuol sapere come scrivere una relazione aziendale deve sapere che il riepilogo dovrebbe essere scritto dopo aver completato il resto del rapporto. Dovrebbe essere in grado di stare in piedi da solo. Spesso, è l’unica parte letta dalla direzione.

Dovrebbe rispondere alla seguente domanda: “Cosa contiene questo rapporto?”. Ecco perché dovete rendere sintetico il riassunto (preferibilmente una pagina). Potete usare le liste, ma le frasi facili da leggere sono le migliori.

Lo schema del sommario tipo dovrebbe presentare:

  • scopo del rapporto;
  • area di azione;
  • conclusioni;
  • dati e contatti dell’autore.

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Ora sapete come scrivere una relazione aziendale. Cimentatevi.

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